Замена фискального накопителя: инструкция по перерегистрации онлайн-кассы

Работа с любой моделью онлайн-кассы подразумевает использование фискального накопителя (ФН). Данное устройство отвечает за сохранение и передачу в налоговую службу всех документов, созданных кассиров, обеспечивая их защиту от изменений и удалений. Фискальный накопитель играет ключевую роль в выполнении требований законодательства, так как он фиксирует и хранит данные о продажах, что позволяет контролирующим органам отслеживать финансовые операции.

Чтобы использовать онлайн-кассу, предпринимателю необходимо тщательно контролировать срок службы и заполненность памяти фискального накопителя. Срок службы большинства моделей ФН составляет 13 (при продаже подакцизных товаров), 15 или 36 месяцев, после чего они блокируются и требуют замены. Кроме того, при высокой интенсивности продаж память ФН может заполняться до окончания срока его службы, что также потребует замены устройства.

В каких случаях проводится замена ФН? 

• Истечение срока службы.

Стандартный срок службы ФН — 15 или 36 месяцев, в случае продажи подакцизных товаров срок сокращается до 13 месяцев. По истечении этого времени ФН прекращает сохранять чеки, документацию и отправлять их в Федеральную налоговую службу. 

Срок работы фискального накопителя отсчитывается с момента регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ) и активации фискального накопителя или перерегистрации устройства в налоговой. Оставшийся срок службы накопителя можно посмотреть в отчетах об открытии и закрытии смен.  

• Заполнение памяти.

Когда объем памяти фискального накопителя исчерпан, он перестает регистрировать новые чеки. Это может произойти до истечения срока службы, особенно при высокой интенсивности продаж. В таких случаях предпринимателю необходимо заменить ФН, чтобы продолжать фиксировать продажи.

Накопители фискальных данных способны вместить до 230-250 тысяч документов. Такой объем памяти позволяет каждый день в течение трех лет формировать по двести чеков. Если объем пробиваемых чеков превышает тысячу чеков в день, то память может заполниться раньше, чем истечет срок службы устройства. 

• При реализации подакцизного товара.

При торговле или введении подакцизной продукции срок ФН огранивается периодом 13 в месяцев, а именно — 410 дней. Если просто перерегистрировать кассу и указать признак торговли акцизным товаром, срок действия накопителя может не поменяться. Из-за этого можно получить штраф.

• Изменение владельца кассы.

При смене собственника кассового аппарата (например, при продаже бизнеса) необходимо установить новый фискальный накопитель. Новый владелец должен зарегистрировать кассу на свое имя, а это требует замены ФН.

• Перерегистрация кассового аппарата.

При изменении данных о кассовом аппарате (например, адрес установки, наименование организации) в некоторых случаях требуется замена фискального накопителя. Это связано с тем, что ФН содержит информацию о текущем владельце и месте использования кассы.

• Выход из строя фискального накопителя.

В случае поломки или сбоя в работе фискального накопителя, который не позволяет корректно фиксировать данные о продажах, необходимо заменить ФН. Поломка может быть вызвана различными причинами, включая физические повреждения или программные сбои.

• Требования законодательства.

При изменениях в законодательстве, которые требуют использования новых версий фискальных накопителей, предпринимателю необходимо заменить ФН. Это может быть связано с введением новых норм или требований к фискальным данным.

Процесс замены фискального накопителя можно осуществить самостоятельно, соблюдая определенные инструкции. Во-первых, необходимо снять старый ФН, зафиксировать его последние данные и распечатать необходимые отчеты. Во-вторых, установить новый ФН, зарегистрировать его в налоговой службе и проверить корректность работы кассы с новым устройством. В этой статье рассмотрим пошаговую инструкцию по замене ФН.

Перерегистрация онлайн-кассы на примере АТОЛ

Шаг 1. Запускаем программное обеспечение «Тест драйвер ККТ» и в правом верхнем углу ставим «Включено». Переходим на вкладку «регистрация ККТ» и нажимаем «Считать».

Шаг 2. Переходим во вкладку «ФН» и проверяем срок действия фискального накопителя и статус информационного обмена с ОФД. Непереданных документов должно быть 0.

Если срок действия ФН истек, переходим во вкладку сервисные устанавливаем нужную дату и время. Например: Срок действия ФН истек 26.05.2024 в 00:00, то нужно установить время 25.05.2024 23:55.

Шаг 3. Возвращаемся во вкладку «Регистрация» и нажимаем «Закрыть ФН». Фискальный регистратор распечатает отчет о закрытии, а «Тест драйвера» создаст отчет в электронном виде. Сохраните его.

Шаг 4. Выключите фискальный регистратор и извлеките старый фискальный накопитель. Вставьте новый и включите устройство. Установите актуальную дату и время. Нажмите «Замена ФН». Касса распечатает отчет о перерегистрации и создаст отчет в электронном виде. Его также необходимо сохранить.

Шаг 5. Заходим в личный кабинет налоговой и выбираем кассу, которую нужно перерегистрировать.

Шаг 6. Нажимаем кнопку «Перерегистрировать» и ставим галочку на «Перерегистрация в связи с заменой фискального накопителя».

Шаг 7. Затем необходимо скопировать данные из электронных отчетов о закрытии и перерегистрации, выбрать модель нового ФН и ввести его номер.

Шаг 8. Нажимаем  «Подписать и отправить». Примерно через 1 минуту у кассы изменится срок действия фискального накопителя.

Шаг 9. Далее вам необходимо продлить подписку в ОФД.

На данном шаге перерегистрация завершена.