Как пользоваться pos-терминалом: разбираем принцип работы и особенности кассового оборудования

Согласно ст. 16.1 ЗоЗПП, продавец обязан обеспечить покупателю возможность выбора между оплатой наличными или банковской картой. Для этой задачи устанавливают POS-терминалы. Это оборудование упрощает расчетно-кассовые операции, делая процесс легче и для клиента, и для владельца бизнеса. Оно также помогает оптимизировать учет, в рамках которого проводится инвентаризация остатков товаров, и контролировать работу сотрудников предприятия, ответственных за обработку транзакций.

Обратите внимание: термином не всегда обозначают отдельное устройство. Иногда речь идет о целой системе, однако это не совсем корректное определение. Название «POS-терминал» относится к аппарату, который принимает онлайн-платежи.

Что такое POS-терминалы, и по какому принципу работает оборудование

Аббревиатура POS означает принадлежность к категории торгового кассового оборудования (point of sale — точка продаж). Устройство разработано для приема безналичных платежей, совершаемых с пластиковых или виртуальных банковских карточек. Современные модели также принимают транзакции с мобильных телефонов, поскольку поддерживают протокол NFC.

POS-терминалы применяют для следующих операций:

• расчет за покупку путем безналичной оплаты картой или телефоном;
• отмена транзакции, например, если клиент возвращает товар или отказывается от услуги;
• отслеживание роста прибыли, создание отчетов для бухгалтерии;
• контроль работы персонала;
• инвентаризация складских остатков.

POS-терминал входит в состав платежной системы, но не замещает ее целиком. Он также может действовать автономно: последнее актуально для маленьких магазинов, предпринимателей, микропредприятий. Работа с терминалами предусматривает подключение эквайринга, без которого прием и обработка платежей будут невозможны.

Где работает POS терминал

Оборудование подходит для всех участников оптовой и розничной торговли, и неважно, продают они товары или предлагают услуги на месте либо с выездом. Торговые POS-терминалы покупают:

• Продуктовые, хозяйственные, галантерейные и другие магазины, супермаркеты, универсамы. Установка актуальна как для малого или среднего, так и для крупного бизнеса. Например, для этого часто выбирают Verifone VX520 или Ingenico ICT250, которые подходят для маркетов с большим потоком клиентов.
• Заведения общепита — рестораны, кафе, бары, пиццерии, суши-бары и пр. Успехом пользуются модели наподобие Атол Jazz 15 или 16.
• Выездные сервисы, службы доставки. Для таких организаций можно подобрать аппарат автономного типа. Он обладает нужными опциями, при этом весит мало и помещается в карман или сумку. Альтернативой являются мобильные POS-терминалы: появились эти приборы после 2010 года, они представляют собой мини-картридеры.

Особенности безналичной оплаты через POS-терминал Атол

Алгоритм действия оборудования схож, поэтому принцип работы можно рассмотреть на примере техники Атол, одного из крупных производителей. Так, сначала покупатель сообщает продавцу, что выбирает безналичную или бесконтактную оплату (например, телефоном, брелоком или кольцом с NFC-чипом). Кассир активирует режим оплаты, затем набирает сумму, которую требуется внести, на клавиатуре (последняя может быть встроенной или выносной, а также виртуальной). Следующие шаги:

• покупатель вставляет пластик в разъем для считывания магнитных карт или прикладывает носитель к экрану, если оборудование со встроенным модулем NFC;
• если сумма большая, может потребоваться подтверждение покупки (для этого нужен пин-код или отпечаток пальца);
• POS-терминал отправляет данные в эквайринговую организацию, банк проверяет наличие нужного количества денег на счету;
• если проблем с носителем нет, с него списывается требуемая сумма.

По итогам проведенной транзакции формируется чек. Он может быть бумажным или электронным. Первый распечатывают отдельным или встроенным принтером, второй отправляют на почту клиента. Электронная версия документа дублируется в банк-эквайер.

Принцип работы с учетом

Платежный POS-терминал упрощает контроль кассовых операций, которые должны отражаться в бухгалтерском учете, помогает составлять отчеты по итогам продаж. Оборудование позволяет увидеть, сколько доступных единиц конкретной позиции осталось на складе.

Историю транзакций можно посмотреть в одноименном разделе. Процедуры маркированы по типу (например, «Оплата» или «Возврат»), поэтому с поиском интересующего платежа не возникнет сложностей. Если техника не оснащена ККТ, последний придется покупать отдельно. Если функция уже предусмотрена, может потребоваться регистрация.

Сравнение POS-терминалов

Как выбрать терминал, который будет работать максимально эффективно

Подбирая оборудование, требуется обращать особо тщательное внимание на следующие нюансы:

• Тип подключения к сети. POS-терминал может быть проводным или беспроводным: в первом случае для соединения применяют кабель Ethernet либо USB, во втором контакт идет через сеть WiFi либо по протоколу Bluetooth. Если интернет-сигнал в месте установки слабый или периодически пропадает, лучше предпочесть модель со слотом для sim-карты.
• Модуль для бесконтактной оплаты. Это существенно расширяет возможности безналичного расчета, сокращает время на проведение транзакции и укрепляет лояльность целевой аудитории.
• Тип монитора, способ ввода информации. Платежный модуль с ЖК-дисплеем и встроенной или выносной клавиатурой обычно стоит меньше, не подвергается интенсивному механическому воздействию, поэтому подходит для крупных предприятий, супермаркетов, магазинов с большим числом клиентов. Сенсорный модуль удобнее в работе, позволяет быстрее активировать нужный режим или войти в конкретный раздел меню, но его цена обычно выше. Последний может быть резистивным или проекционно-емкостным. Первый менее устойчив к царапинам, реагирует на нажатия предметами (картами, телефоном, аксессуарами с чипом). Второй прочнее, но дороже, он реагирует только на касания пальцами. Если сотрудники чаще работают с картами, надо приобрести ПОС-терминал с резистивным дисплеем. А если монитор нужен для ввода данных вручную, следует обратить более пристальное внимание на проекционно-емкостные модели.
• Защита от механических воздействий. Например, если аппарат будет поставлен в кафе или баре, на него может попасть напиток, крошки еды. Поэтому POS-моноблок должен иметь класс защиты не менее IP54 и быть устойчивым к попаданию внутрь влаги, пыли, мусора, посторонних частиц.
• Поддержка работы в автономном режиме. POS-терминал с этой опцией комплектуется аккумулятором. Чем больше емкость батареи, тем дольше аппарат проработает при отключении сетевого электричества.

Если нужен ПОС-терминал для выездного обслуживания, требуется учесть размеры и массу модели. Наиболее компактные приборы весят 400-500 г, помещаются в курьерскую сумку или большой карман куртки. Бывает, что компании выбирают виртуальное ПО (virtual terminal), тогда функции физического агрегата выполняет мобильный телефон с установленным программным обеспечением.

Требуется уточнить, как работает техподдержка модели, предусмотрена ли интеграция системы быстрых платежей, возможно ли подключение к уже установленному оборудованию (фискальному регистратору, системному блоку, сканеру для считывания штрихкода, денежному ящику и другим компонентам). Если онлайн-касса будет использоваться в торговле спиртным, аппарат должен поддерживать ЕГАИС.

Что лучше: терминал и касса в одном корпусе или отдельный прибор POS

Нередко предприниматели и магазины заказывают устройство 2 в 1: это моноблок, совмещенный с кассовым аппаратом. Терминал проводит оплату, а касса создает и отправляет фискальные чеки для налоговой инспекции. Плюсы комбинированного аппарата следующие:

• финансовая экономия — покупка одного аппарата требует меньше трат, чем двух отдельных;
• отсутствие сложной настройки, интеграции;
• ускоренное обслуживание, что позволяет быстро проводить транзакции, работать с большим числом покупателей;
• компактность, для установки требуется вдвое меньше площади, что экономит рабочее место.

К минусам относится более высокий риск в случае выхода из строя: потребуется искать замену обоим устройствам. Нередко комбинированные модели подключают компании, принимающие оплату удаленно.

Подключение терминалов: нюансы и правила

При покупке этого оборудования компания заключает договор эквайрингового обслуживания с банком: через него будут проходить транзакции. Надо тщательно изучить договор, уделить пристальное внимание пунктам, где раскрыты условия обеспечения безопасности, права субъекта персональных данных или его представителя.

Сама процедура в целом одинакова. Так, когда потребитель вставляет карту либо касается ею дисплея, данные поступают в процессинговый центр эквайера. Дальнейшие действия зависят от следующего:

• Носитель не заблокирован — информация поступает в банк-эмитент, где выпущено платежное средство клиента. Там она подвергается проверке, и если срок действия не истек, денег для покупки достаточно, эмитент отправляет уведомление, а эквайер подтверждает оплату. После этого деньги списываются, терминал печатает чек.
• Носитель заблокирован — эквайер прерывает транзакцию.

Как проводится оплата магнитной картой

Некоторые модели комплектуются ридером, который позволяет считывать информацию с банковской карты, если вставить ее в разъем. Это, как правило, более старые модели, поскольку подавляющее число современных аппаратов поддерживает бесконтактную оплату. Важно удостовериться, что устройство совместимо с имеющимся комплектом оборудования.

Причины, по которым бизнесу нужны POS-терминалы

Применение этих аппаратов выгодно по нескольким причинам:

• Безналичный расчет. Это помогает избежать штрафов за нарушение законодательства в области защиты прав потребителей, увеличивает охват целевой аудитории. С каждым годом число людей, предпочитающих электронные платежные средства наличным, растет.
• Простой кассовый учет. Не требуется вести журнал операций, мониторить вручную остатки на складе, если устройство можно интегрировать в систему учета. Кроме того, большинство процессов можно упростить, автоматизация снижает количество ошибок со стороны персонала.
• Скорость обслуживания. На проведение транзакции уходит всего несколько секунд. Это важно для супермаркетов, пунктов выдачи, иных объектов с интенсивным покупательским потоком.
• Понятный интерфейс. На обучение персонала уходит меньше часа. Зачастую для этого даже не нужен инструктаж, понять, как пользоваться оборудованием, можно интуитивно.