Айко складской учет: с чего начать ведение складского учета в iiko для заведения общепита

Iiko — система автоматизации запасов на складах при заведениях общественного питания. Благодаря этой программе ресторан или кафе может уменьшить стоимость блюд посредством оптимизации закупленных продуктов питания в режиме онлайн. Айко складской учет помогает учитывать покупки, вовремя списывать товары с истекшим сроком годности, проводить инвентаризацию, обрабатывать информацию с касс. О значении этой программы в товарно-складском учете общепита — подробно в статье.

Зачем нужен складской учет в кафе

Преимущества автоматизации складских операций в магазине не вызывают ни у кого сомнений, но в заведениях общепита ситуация иная. Многие управляющие кафе, ресторанов и столовых не уделяют особого внимания электронному учету запасов. Они ведут учет просто потому, что так принято в этой отрасли.

Контроль складских операций в заведении общественного питания дает возможность:

●     всегда быть в курсе, что и в каком количестве хранится в кладовых для продуктов;

●     сделать финансовые потоки прозрачными и правильно управлять движением денег;

●     знать количество товаров, которое следует заказать;

●     отслеживать запасы, не допускать кражу товаров и другие злоупотребления;

●     оценивать эффективность работы сотрудников и повышать скорость обслуживания;

●     предлагать гостям все меню, а не выборочные готовые блюда;

●     прогнозировать выручку.

Чтобы внедрить эту систему складского учета в ресторане и начать отслеживать весь процесс, следует включать все закупки в iiko, своевременно списывать испорченные продукты. Еще нужно правильно проводить инвентаризацию.

Подготовка к внедрению складского учета в iiko

Чтобы навести порядок в остатках и сократить время на инвентаризацию, необходимо:

1.    Собрать сведения о продуктах и ингредиентах блюд из меню и ввести их в систему (заведение номенклатуры).

2.    Указать, в каких единицах измерения будет определяться количество того или иного товара.

3.    Заводить сведения о продуктах и ингредиентах для приготовления блюд.

4.    Уточнить единицы измерения и нормы расхода.

5.    Настроить структуру складов заведения и мест хранения продуктов.

6.    Назначить ответственных за контроль остатков, их своевременное пополнение, контроль счетов.

Как вести складской учет в iiko

Система позволяет автоматически определять количество продуктов, создавать заказы по поставщикам и рассчитываться с ними, списывать ингредиенты. Она позволяет проводить эффективную инвентаризацию со смартфона или планшета, создавать технологические карты и рассчитывать себестоимость блюд.

Прием и оприходование товаров на склад. Подвоз новых продуктов сопровождается составлением приходных накладных. Следующий шаг — пересчет запасов и показателей себестоимости.

Списание и перемещение продукции между складами. Айко дает возможность списывать товары по акту реализации, при формировании акта приготовления, по расходной и возвратной накладной, по акту списания или переработки. Передача запасов со склада на склад проходит по документу “Внутреннее перемещение” или по двум взаимосвязанным документам “Расходная + приходная накладная”. В системе можно передавать продукты по себестоимости или с наценкой.

Контроль остатков с опорой на сроки годности. Персонал, ответственный за работу склада, сразу видит в iiko товары с истекающим сроком годности. Программа заранее рассылает уведомления о том, что тот или иной продукт необходимо использовать в приоритетном порядке или списать. Таким образом исключается скопление испорченной пищи на складе.

Ведение учета товаров и финансов по партиям и поставщикам. Айко умеет контролировать закупки и обмен документами в электронном виде. Для этого в системе предусмотрен бланк оформления заказа. Сразу после заполнения он отправляется в программу, установленную на компьютере или смартфоне поставщика. Согласование изменений и подтверждение закупки тоже происходит в электронном виде. Программа сама составляет накладные на согласованный заказ, ориентируясь на статистику по продажам.

Автоматизация учета и формирование отчетов

Настройка автообновления остатков. Айко пересчитывает остатки на день и на время формирования складского документа: акта реализации / приготовления / списания / переработки, по расходной или возвратной накладной. Если на количество продукта и его себестоимость влияет сразу несколько документов, сформированных в один и тот же день, система сначала учитывает акты инвентаризации, затем — акты списания, в последнюю очередь — приходные накладные. Например, ответственный работник подготовил акт списания, все продукты по нему были списаны со склада. После этого в системе появилась накладная на эти продукты с другими ценами. Iiko посчитает себестоимость с опорой на акт списания.

Ведение отчетов по движению товаров и остаткам. Для удобного отслеживания поступления, реализации и остатков программа формирует такую отчетность:

1.    Остатки — сведения о количестве продуктов, которые были в запасе у ресторана в конкретный день.

2.    Оборотно-сальдовая ведомость — информация о количестве продуктов и их стоимости в заданный период.

3.    Движение — учет прихода, расхода и остатков продуктов или блюд.

4.    Закупки — общие суммы, затраченные на приобретение товара у поставщиков.

5.    Продажи продуктов и блюд.

6.    Товарный отчет — данные о документах, по которым было движение на складах заведения.

7.    Вхождение товара в блюда — сведения о позициях в меню, где участвует интересующий продукт.

8.    Настраиваемый отчет — модуль для создания отчетов произвольной формы.

Контроль расхождений между фактическими и учетными данными. Если система регистрирует разницу между внесенным количеством продуктов и их фактическим объемом на складе, специалист по управленческому учету может выяснить, кто из работников допустил ошибку.

Другая ситуация — обнаружение расхождений при приемке товаров. Например, поставщик оформил доставку не того, что запрашивал ресторан, привез больше товаров, чем требовалось по документам, отгрузил брак или просрочку. Айко дает возможность сформировать ведомость для регистрации возврата продукции. Нюансы процедуры возврата, включая цены, можно успешно загрузить в эту ведомость из договора поставки.

Настройка уведомлений о необходимости пополнения склада. Iiko заблаговременно предупреждает ответственных работников о том, что запас тех или иных продуктов подходит к концу. Они получают всю нужную информацию прямо в приложении. Благодаря этому ресторан не выключает позиции из меню из-за отсутствия ингредиентов или сложностей с обработкой сведений об остатках.

Влияние качественного учета на рентабельность заведения

Iiko фиксирует продажи в режиме реального времени. Когда заведение продает посетителю блюдо, программа списывает входящие в него продукты со склада. Для этого она использует заранее составленную технологическую карту. В iiko вы можете сразу видеть точное количество продуктов, которое пока есть в наличии. Когда настает подходящий день для проведения инвентаризации, система автоматизации отправляет автоматически настроенное уведомление. Вот как такая схема работы влияет на рентабельность ресторана:

●     заведение не ставит блюда на СТОП. Повара и менеджеры всегда знают, какие товары есть в запасе, и сколько их. Если какой-то ингредиент заканчивается, программа заранее уведомляет об этом. Кафе или ресторан без отсутствующих позиций в меню имеет конкурентное преимущество перед теми, кто не удаляет время качественному учету остатков и вынужден отклонять заказы по отдельным позициям;

●     инвентаризация занимает несколько часов вместо нескольких дней, это экономит время персонала. Работники могут решать более важные для бизнеса задачи вместо ручного перебора и описи товаров. Возможности системы позволяют проводить успешную инвентаризацию за один рабочий день;

●     ингредиенты и заготовки не исчезают “в никуда”. Если обнаруживается несовпадение в цифрах, то путь продукта можно проследить до конкретного сотрудника. Это помогает успешно предотвращать воровство и неприятные беседы с персоналом.

Iiko — гибко настраиваемая, понятная программа для товарного учета и инвентаризации для заведений общественного питания. Внедрение этой системы автоматизации упрощает обращение с запасами, переводит документооборот в электронный вид, помогает формировать умные технологические карты. Такая программа — залог правильного ведения учета. Она успешно заменяет работников-профессионалов в десятках ежедневных операций, предотвращает случайные ошибки и умышленные нежелательные действия со стороны персонала. Ведение складского и управленческого учета становится понятным, изменения себестоимости и другие обстоятельства не становятся сюрпризами для персонала. Оставляйте заявку, чтобы внедрить и правильно настроить Айко.